終結無效率會議,讓每場會議都在 50 分鐘內結束的 9 大準則

向 Google 及摩根士丹利學習超高效會議術讀後心得

好的會議壞的會議

一個品質不好的會議有以下這些現象:

  • 花很多時間卻沒有任何成果,甚至連會議紀錄都沒有
  • 與會者沒有事先溝通,也沒有會前準備
  • 把時間用來看著文件念一遍,只是報告流水帳,其他人當場聽到後,當場才思考,根本沒有時間去產出有價值的洞見
  • 議而不決,很多時候結論都是下次再討論,沒有壓出明確的負責人和時間

一個好的會議要有清楚的目標,而想要有效率的達成目標,會議必須要有議程順序和清楚的時間分配,開會前與會者一定要先看過所有資料,週報、問題、數據、提案內容、報表

一個會議的目標,不脫以下這四種:
做決策、創造想法、傳達資訊、團隊建立

  • 做決策

會議結束後還有懸而未決的事是因為「缺乏整理」和「資訊不足」,不要輕易說出「會後我們再研究看看」急著要的資訊,就在會議上聯繫關鍵成員來處理

分清楚「已知」和「未知」的資訊,會議結束後,必須要有行動方案,方案中的資訊很簡單,就是誰在什麼時間負責把資訊從「未知」變成具體的「已知」

  • 創造想法

腦力激盪一定要事前做好準備才進行,而且一定要產出內容,如果可以搭配原型設計,討論流程、功能、畫面,會讓這個會議更有產值

  • 傳遞資訊

重點是傳遞後希望帶來什麼樣的影響,用有建設性的方式驅動對方,負責促使對方到採取行動為止,才是專業的表現,祕訣是

「激發與會者的情感」

會議結束前開放所有人提問,務必解決每個人心中的疑問,帶著疑問是不會貫徹到底,如果只是要佈達行政事項,寄email就可以了

可以用一句強而有力的終語,來請求與會者的協助,這句話是有魔法的,大家不妨試一試,書上推薦的是

「我需要各位的力量」

  • 團隊建立

一個高績效的團隊,重點不在於領導者有沒有魅力、高績效能帶來的福利報酬或成員基本能力上,重點在管理者和成員間是不是平等的,也就是每一位成員有沒有心理安全感

反向思考!
happy hour 的目的為何?有時美食美酒和放鬆的環境,是為了讓大家進入放鬆的狀態,放心的聊聊,才會說出平時不會說出口的想法

9 大會議準則 — 提升效率、溝通品質

準則1|區分清楚會議類型

是「實務性-有清楚的yes 和no」還是「創造性-開放式腦力激盪」,如果一場會議既有實務性又有創造性,兩者並行時要先進行實務性的部分,再進行創造性的部分,不然會議一開頭就很發散,就開不完了

準則2|會議資料嚴禁是不能共筆的檔案和附件

如果會議資料有多個版本,還散落在不同人的電腦中各地,每次有人修改後還要再想辦法通知同仁,是非常沒有效率的行為

這時使用共筆的軟體,相信一定可以有效提升會議效率,你可以用自己喜歡的 google doc, notion, dropbox paper, Microsoft 365 etc…

準則3|在會議當下完成會議紀錄

會議紀錄只記最重要的兩件事:會議決定下來的事(需求討論歷程)、接下來的行動(由誰在什麼時間做什麼事)

準則4|任務分配:「有計畫地」讓所有人公平輪替

會議的負責人不能輪替,因為有爭執時,要由他負責下決策,其他角色引導者、計時、紀錄者是可以輪的,會議引導能力是培育領導力的重要關鍵

準則5|會議開始先讓所有人都先發言

每人有 20 秒的時間,可以發表意見,這是一個儀式感,分享個人的目標、揭露個人狀態(前一天熬夜、今天很累、早睡早起精神奕奕)

知道你的狀況後,引導者可以貼心的思考,如果本來是一個很長的會,但大家的狀態都很不好,那這個會議就可以彈性濃縮調整

這同時也是引導和團建的一環

自我揭露可以有效提升每位與會者的心理安全感

準則6|零紙張會議

不需要大量精美的簡報,會議目標要明確,領導者要制定範本讓全公司同仁在會議時使用

開會時不要每人發一份紙本資料,因為眾人低著頭看資料,低頭這個動作,會使會議室的氣氛變的凝重,在這樣的氛圍下,人會變的吹毛求疵,心態會比較具有批判性

比較好的方式是把大家的視線引導到會議室的投影幕上,報告者在台上簡報時,要用表情和聲調等訊息,把簡報沒寫到的資訊傳達給與會者,這樣所有人面對面開會才有意義

工作生活家送的終結無效率會議神器-蕃茄鐘工作法

準則7|以 25 分鐘為單位的會議時間

用較短的時間限制,來營造緊張感,如果沒有重要議程,斷然的決定不開會也無妨,因為無目標的會議,只是在浪費時間

好巧不巧!寫這篇文章的同時,我就收到了工作生活家的遠距大禮包,用蕃茄鐘不僅能用蕃茄鐘衝刺法,更進階的使用方式,就是可以好好管理我的會議時間呀呀呀,按下25分鐘,就是會用百米衝刺的速度來開會呢

善用 Google Calendar ,每個同仁都要把自己不能佔用的時間列在 Google Calendar 上,讓其他人看著自己的行事曆,就可以自由挪動會議時間,省下跟所有與會者往返溝通確認的時間

準則8|每個任務的截止時間不能是下次開會前

會議議程中的總結是很重要的,在此確定會議決定的行動方針,成員在下次會議前,有很多事情要做,如果把截止時間訂在下次開會前,大多的事都會 有失誤,建議把時間設定在是下次會議的 2 天前,會議負責人確認內容無誤,這樣在正式會議前才有時間再調整

準則9|不斷迭代會議,將「檢討會議本身」納入議程,

為了敏捷開發,產品迭代,每天都不斷的在開會,但你有沒有針對「會議本身」進行迭代呢?會議本身的品質是需要維護的,定期深入檢討,才能不斷優化會議的質量

人類是很容易就流於形式的動物,不斷檢視才能確認會議是否有進行的必要性

在會議上無法提出建設性發言的人,沒有參與會議的必要,要讓這類人退出會議,可以用下面這個方法

「今天的會議,是希望可以得到貴部門的意見,為了改善團隊會議效率,我提出一個想法,如果你平時比較忙,無法關注此專案,請問貴部門是否有更適合參加會議的人選?」

不考慮他人的感受就發言,即使再有道理,也不是成熟的溝通方式

最後補充一點,「創造新事物」的會議是不可以隨意取消的,雖然常常是議而不決,但創新是應對市場快速變化的重點,所以必須為此事安排例行會議

開會的人要常常思考下面這件事

什麼讓會議變得麻煩又無趣,要怎麼做才能讓會議變得刺激又具生產力

會議引導人

引導者的責任是推進「得出成果」的過程,有時對會議議程有問題,會議引導者必須向負責人提出 5 分鐘的「事前會議」,可以節省與會者的時間,避免議而不決的情況,比競爭對手更早獲取商業機會,這 5 分鐘超有價值

  • 前提設計

會議要有前提設計,我們抱持的心態是「在任何時候發言都要具有建設性」,帶著一些幽默感說出這些前提,很快就能消除不安的感覺,下面這幾句推薦使用

「意見不同是因為角色不同,但我們會用對事不對人的精神來討論」

「有想法盡管提出,一出會議室我保證大家都會和好的」

「公司很仰賴各位來推動各項制度和規則,會議就是大家可以暢所欲言的地方,大家盡情發想,用力的抱怨吧!」

  • 在討論中有些隨機

引導發言的順序不要流於制式或僵化,可以用顏色或頭髮長度或特殊事件來決定

  • 設定「限制」

發言前先說明立場,是贊成還是反對,再說明緣由

  • 提出能釐清狀況的問題

會議中大家陷入沉默,通常是因為要行動時,通常都會遇到困難和麻煩的事,大家手上事都很多,沒有人想要增加自己的工作量,這時要條列出待辦事項,詢問與會者需要的協助才會讓大家參與討論

決定方案前,先列出選項和各自的優缺點,才可以讓大家快速討論重點,得出結論來

  • 專注與放鬆間的平衡

開會時,引導者要試著取得專注和放鬆間的平衡,臭著臉營造出強勢氛圍的人,職位再高,都是個不及格的引導者

氣氛僵硬時,適時把飲料打翻也是種方法,大家忙著擦桌子,氣氛就可以軟化下來,主動的引導話題重心,像是「再這樣下去,好像真的會吵架囉」

會議要有效率,最大的困難點是什麼?

  • 爭執當下是否要下決策?

決策要top-down還是 bottom-up,要先分析還是做了再說,處理方式截然不同

這個世代的問題大多是 Complex 的,市場隨時在變化,詳細分析只是浪費時間,該學習的不是過去,是現在和未來

 推薦「庫尼文架構」

庫尼文架構,問題有分成錯綜複雜、繁雜、混亂、單純的類型,各自有不同的問題解決方式。
  • 翻案重提討論

典型麻煩人物,戶看是思考謹慎,但用消極的意見潑冷水,只是不想因為自己的錯誤而導致失敗

 用六項帽子思考法來解,戴上帽子只能以該種方式來思考,用這個方法,可以在討論過程一點一點建立起大家對各議題的共識
 白 — 以客觀事實和數據來思考
 紅 — 以情感觀點來思考
 黑 — 帶著批判性觀點來思考弱點
 黃 — 樂觀又正面來思考
 綠 — 帶著創造性思維,從新觀點去思考
 藍 — 建構思考過程,以調節管理的角度去思考

 引導者不用說出基礎架構或理論,只要明確指示現在必須針對什麼思考、如何思考來梳理會議流程就可以了

  • 討論偏離核心

先感謝意見,但以建議性提問回擊(例:這件事需要誰的參與來討論),藉此來判斷議題是藉口還是真的想討論

 若是認真提問,又無法當場解決,就趕快結束會議,列出關鍵人物另起會議

  • 未執行交辦任務

有些沒把事做好的人,會以「忙碌」當做藉口,這時引導人應該要建設性的提問「沒能執行完成的理由」,並在會議結束前,要求該名與會者「回覆」並做出「承諾」

 人只有感受到「他人對自己有所期待」,才會「起身行動」,不要用命令的,可以用懷柔政策,說出「XXX 最擅長這個工作,就拜託你了」

  • 到最後都無法統合意見

追求全場意見一致,根本是浪費時間,通常還是由會議負責人來下最終的決策

會議有個潛規則是「雖不贊成,但承諾配合」

所有與會者出了會議室,就要按照這個結論,統一口徑,發揮最佳的表現去達成目標,會議引導人就是要引出與會人表達所有的意見,把想說的話都說完後,與會者即使不贊成,也必須承諾會做好已決定的事情

轉換觀點

把麻煩的人轉變為有幫助的人,沒有沒用的球員,只有不知道怎麼用的教練

所有人都訓練成出色的會議引導者,就會是一個最強團隊

每一場會議前的溝通與準備

事前溝通有三大好處:

  1. 收集資訊
  2. 心理準備
  3. 為彼此找出思考的時間

事前溝通的大忌是不具建設性的溝通,例:隱瞞事實、派系勾結、搞辦公室政治

會議上才丟出企劃案來討論,是無法有效利用團隊集體智慧找出洞見的,一定要「事先溝通」

穿上司的上司的鞋,為客戶的客戶著想,為上司多想一步,才能提出被接受的好提案,同理心大過同情心,幫助大於巴結

如何打造高效率團隊

建立信賴感,歡迎負責任且具建議性的發言和自我揭露弱點,歡迎所有人將悲傷、煩惱帶入會議,由主管率先展現弱點,員工才敢跟著做

把所有與會者發的牢騷都當做一種請託,與會者有情緒時,如果引導人也有了情緒,整場會議就會陷入情緒的糾葛中,沒法做出有效的討論,應該要察知對方的微妙情緒,接受對方的感受和想法,理解自己產生了什麼情緒,再應對

高效率會議的結論

看完整本書,整理完這些心得,出社會這麼多年來,我從來沒有用心思考及學習應該要如何把會開好,十多年開了那麼多會,真的是沒有好好善用時間

看到了這本書,終於明白過去開會時為什麼都會有溺水的感覺,照著書中的方法開會,好像就有呼吸到新鮮空氣的可能性

很慶幸在這個時間點看到這本書,如果我 10 年後才看到,應該會再多花5000 個小時在開沒有意義的會議,這篇文章分享給每一位曾被會議所苦的朋友,讓我們一起向高效率邁進。


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